Proses Penyusunan Personalia

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan penyusunan personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi penyusunan personalia harus dilakukan oleh manajer.

Proses Penyusunan Personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:

1.  Perencanaan sumber daya manusia : dirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi. 
2. Penarikan : berhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.
3. Seleksi : penilaian dan pemilihan para calon personalia.
4. Pengenalan dan orientasi : dirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.
5. Latihan dan pengembangan : bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas organisasi.
6. Penilaian pelaksanaan kerja : membandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan – tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan : digunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.
8.  Perencanaan dan Pengembangan karir : mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun.

Perencanaan Sumber Daya Manusia Suatu organisasi tidak bisa menunggu orang – orang yang mereka butuhkan untuk posisi tertentu. Mereka harus merencanakan kebutuhan dan memutuskan dimana menemukan orang – orang yang dicari di masa depan. Perencanaan personalia termasuk dalam hal ini diperlukan untuk menyediakan macam dan jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam pencapaian organisasi. 

Ada 3 bagian perencanaan personalia :

1.  Penentuan jabatan yang harus di isi, kemampuan karyawan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut.
2. Pemahaman tenaga kerja dimana karyawan pontesial ada.
3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan. Penarikan dan Seleksi Karyawan Setelah menetukan kebutuhan personalia organisasi, langkah selanjutnya adalah penarikan karyawan dari sumber internal dan eksternal perusahaan tersebut. Lalu menyeleksi para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.

Penarikan Personalia Rekruitmen berhubungan derngan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi, termasuk dengan jabatan – jabatan yang tersedia.Metode yang digunakan untuk menarik personalia beragam, dalam industry yang berbeda dan lokasi yang berbeda. Banyak manajer pasif, hanya menunggu pelamar dan ada pula yang menggunakan pendekatan agresif. Metode yang biasa digunakan adalah pengiklanan, penggunaan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang bekerja,penarikan melalui lembaga – lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.

Seleksi Personalia adalah pemilihan seseorang tertentu dari beberapa kelompok potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Secara teori, seleksi tampak sederhana. Manajemen memutuskan kemampuan individu untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif. Lalu Manajer melihat prestasi pelamar di masa lampau dan memilih individu yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Tapi dalam prakteknya, seleksi adalah bagian yang sangat rumit. Prestasi masa lampau merupakan penunjuk terbaik di masa depan. Yang telah dilakukan di masa lalu (pengalaman kerja, nilai saat sekolah, kegiatan ekstrakurikuler) adalah unsur yang paling tepat tentang apa yang akan dilakukan kemudian.

Pemilihan karyawan “tepat” untuk jabatan yang sesuai sangat membantu kemajuan organisasi.Prosedur seleksi adalah berbagai prosedur untuk membandingkan pelamar dengan syarat jabatan yang tersedia. 

Langkah – langkah yang biasa digunakan dalam seleksi adalah:

·         Wawancara pendahuluan

·         Pengumpulan data pribadi

·         Pengujian

·         Wawancara yang lebih mendalam

·         Pemeriksaan referensi prestasi

·         Pemeriksaan kesehatan

·         Keputusan pribadi

·         Orientasi jabatan Latihan dan Pengembangan Karyawan Karyawan baru biasanya telah memiliki pendidikan dan latihan dasar yang diperlukan.

Hal itu mereka dapat dari suatu sistem pendidikan dan pengalaman yang berbuah kemampuan dan kecakapan tertentu. Manajer harus memulai dengan kondisi yang sekarang untuk membuat karyawan lebih produktif.Latihan dan pengembangan karyawan bertujuan untuk memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai tujuan. Latihan digunakan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan – keterampilan dan teknik peleksanaan pekerjaan tertentu. Pengembangan meliputi peningkatan kemampuan, sikap dan sifat kepribadian.

Pengembangan dapat terjadi secara formal atau informal.Pengembangan karyawan sangat dibutuhkan bagi individu atau organisasi. Akibat dari pertumbuhan dan perkembangan organisasi adalah organisasi harus mengeluarkan biaya pengembangan karyawannya, dan juga ‘harga’ yang harus dibayar karena pemborosan, pekerjaan yang buruk, keluhan dan rotasi karyawan.Hasil dari pengembangan adalah meningkatkan kepuasan kerja karyawan, karyawan menjadi lebih percaya diri, dan juga memberi nilai tambah bagi masyarakat dan rekan kerja.

Manusia seharusnya tidak boleh berhenti belajar karena belajar adalah suatu proses seumur hidup. Maka, pengembangan karyawan harus dinamis dan berkesinambungan. Metoda – Metoda Latihan dan Pengembangan Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan konsep ‘on the job’ dan ‘off the job’.Metoda ‘on the job’ (yang biasa digunakan)

1.      Coaching (atasan memberi arahan pada bawahan dalam pekerjaan rutin mereka)

2.      Planned progression (pemindahan karyawan dalam saluran yang ditentukan melalui tingkatan organisasi yang berbeda)

3.      Rotasi jabatan ( pemindahan karyawan melalui jabatan – jabatan yang bervariasi)

4.      Penugasan sementara (bawahan ditetapkan pada posisi manajemen tertentu dengan jangka waktu yang ditetapkan)

5.      Sistem penilaian prestasi formal Banyak perusahaan besar memperoleh manfaat dengan program pengembangan ‘on the job’.

Adapun pengembangan ‘off the job’ dilakukan dengan cara: 

1. Program – program pengembangan ekslusif (para manajer berpartisipasi dalam program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode pengajaran lainnya)
2. Latihan laboratorium (seseorang belajar menjadi lebih sensitive terhadap orang lain, lingkungan, dsb.)
3. Pengembangan organisasi (mengutamakan tentang perubahan, pertumbuhan dan pengembangan total organisasi)

Pemberian Kompensasi Pada Karyawan Kompensasi adalah pemberian finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan motivator untuk melaksanakan pekerjaan yang akan datang. Hal ini adalah masalah yang membingungkan bagi personalia karena mempengaruhi sudut pandangan para karyawan. 

 Penentuan Kompensasi Tiga faktor penentu praktek manajemen dan kebijaksanaan :

1. Kesediaan membayar. (memberi upah secara adil adalah pernyataan yang tidak berlebihan bagi para manajer. Karena itu manajer, berharap bahwa karyawan bekerja sesuai upah yang mereka terima. Manajer juga harus memotivasi bawahannya agar upah yang lebih dapat mereka terima)
2. Kemampuan membayar. (dalam jangka panjang, realisasi pemberian kompensasi tergantung pada kemampuan finansial dari perusahaan. Faktor penurunan produktivitas karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan) 
3. Persyaratan – persyaratan pembayaran. (dalam jangka pendek, penggajian sangat terganting pada tekanan eksternal, contoh, pemerintah, organisasi karyawan, kondisi permintaan dan penawaran SDM dan pesaing)

Handoko, Hani, Manajemen edisi 2 ,BP7E – Yogyakarta, Yogyakarta 2003