Penjualan dan Penagihan Kas

 

Artikel Siklus Pendapatan

 

Penjualan dan Penagihan Kas

 

 

 

Faiz Sulaiman Baswedan

(32118426)

3DB02

 

 

 

 

FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS GUNADARMA

PTA 2020/2021

Siklus Pendapatan dan Penjualan Penagihan Kas

 

 

1.1. Pengertian Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan  adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemprosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang  dan jasa kepada para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan   produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.  Guna mencapai  tujuan tersebut, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut  ini :

1. Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan       pelanggan?

2. Seberapa banyak persedian yang harus dimiliki dan di manakah persedian tersebut      ditempatkan?

3. Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan? Haruskah     perusahan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak  ketiga yang     mengkhususkan diri dalam pengiriman?

4. Berapa harga optimal untuk setiap produk dan jasa?

5. Berapa banyak  kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan?

6. Haruskan kredit ditawarkan kepada pelanggan?

7. Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?

8. Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

 

 

 

 

 

1.2. Aktivitas Bisnis

 

Sebagai tambahan, pihak manajemen harus mengawasi dan mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses siklus pendapatan.

Aktivitas Bisnis Siklus pendapatan meliputi :

1.  Entri Pesanan Penjualan, yaitu:

a.  Mengambil pesanan pelanggan

Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara : ditoko, melalui surat, melalui telepon,melalui website, atau melalui tenaga penjualan dilapangan

b.   Persetujuan Kredit

Penjualan kredit harus disetujui sebelum proses, bagi pelanggan lama harus dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit  untuk setiap penjualan.

c.   Memeriksa ketersedian Persediaan

Menetapkan apakah tersedia  cukup persedian untuk memenuhi pesanan tersebut. Agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman

d.  Menjawab permintaan Pelanggan

Kadangkala, permintaan-permintaan ini mendahului suatu pesanan, seringkala mereka terjadi setelah pesanan dibuat, menjawab permintaan pelanggan adalah hal yang penting

 

2.   Pengiriman, yaitu:

a.   Mengambil dan mengepak pesanan

Kartu pengambilan barang dicetak sesuai dengan entri pesananan  penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana dan jumlah setiap produk.

b.   Kirim Pesanan

Salah satu keputusan utama yang perlu dibuat ketika memenuhi dan pengiriman  pesanan pelanggan berkaitan metode pengiriman. Sistem komunikasi canggih dapat memberikan informasi secara real time mengenai status pengiriman dan oleh karenanya memberikan nilai tambah bagi para pelanggan.

3.    Penagihan Piutang Usaha           

Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas  informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman.

Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur  penjualan yang memberitahukan  pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.

 

4.  Penagihan Kas

Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, Kasir, orang yang melapor kepada bendahara menangani kiriman uang pelangganan dan meyimpanan ke bank. Kiriman uang dari pelanggan dikirim langsung keperusahaan tersebut atau dapat juga dilakukan melalui melalui bank, sebelum ada perjanjian dengan pihak perusahaan dan pihak bank.

 

1.3. PERMASALAHAN DAN PEMECAHAN MASALAH

 

         Setiap perusahaan apa pun lini usahanya diharapkan dapat mengindentifikasi permasalahan atau ancaman yang terjadi dalam siklus pendapatan penjualan dan penagihan kas, berikut di bawah ini permasalahan dan pemecahan masalahnya dalam SIA Siklus Pendapatan penjualan dan penagihan kas :

1.  Entri Pesanan Penjualan

Ancaman/Permasalahan yang timbul dan Pemecahannya :

1.  Pesananan Penjualan yang tidak lengkap atau tidak akurat

           Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data yang penting adalah data penting mengenai pesanan tersebut akan hilang atau pun tidak akurat. Kegiatan ini bukan hanya menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali pelanggan dan memasukan kembali pesanan ke dalam system, tetapi juga dapat secara negatif mempengaruhi presepsi pelanggan  dan akibatnya dapat berpengaruh buruk terhadap penjualan di masa yang akan datang.

Pemecahan masalah di atas contohnya :

-  Pemeriksaan kelengkapan dapat memastikan dapat memastikan bahwa semua data yang    dibutuhkan dimasukan.

-  Pencarian otomatis data referensi

-  Uji kewajaran harus membandingkan jumlah yang dipesan dengan nomor barang dan    catatan penjualan terdahulu.

-  Uji kelengkapan juga dibutuhkan dalam Web site untuk memastikan bahwa para pelanggan    memasukan semua data yang dibutuhkan.

          

2.   Penjualan Kredit ke Pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk

Hal ini dimaksudkan kemungkinan melakukan penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih.

Pemecahan masalah di atas contohnya :

-     Mensyaratkan otorisasi yang benar untuk setiap penjualan secara kredit.

-     Persetujuan kredit  oleh manager bagian kredit bukan oleh fungsi penjualan.

-     Tersedianya catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.

 

3.   Keabsahan Pesanan

Hal ini dimaksudkan dengan legitimasi pesanan. Dahulu, keabsahan pesanan pelanggan didapat melalui penerimaan pesanan pembelian yang telah ditanda tangani dari pelanggan.

Pemecahan masalah di atas contohnya :

-   Penggunaan tanda tangan digital dan sertifikat digital disyaratkan untuk memverifikasi       identitas setiap pelanggan.

 

4.   Kehabisan persediaan, biaya penggudangan dan pengurangan harga

         Penjualan akan hilang bila terjadi kehabisan persediaan, sebaliknya persediaan yang berlebih  akan meningkatkan biaya penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan harga yang cukup signifikan.Pemecahan masalah di atas contohnya :

-  Perusahaan membuat system pengendalian persediaan dan perkiraan penjualan yang    akurat.

-  Perhitungan fisik secara periodic  juga membantu memverifikasi akurasi jumlah yang dicatat.

-  Perkiraan penjualan harus ditinjau secara teratur dan sering direvisi.

 

 

2.     Pengiriman

         Tujuan utama fungsi pengiriman adalah untuk memenuhi pesanan pelanggan secara efisien dan akurat serta untuk menjaga persediaan.

Ancaman/Permasalahan yang timbul dan Pemecahannya :

1.   Kesalahan Pengiriman

Mengirimkan barang yang salah atau jumlah barang dagangan yang salah serta mengirimkan ke lokasi yang salah adalah  kesalahan serius karena kesalahan-kesalahan tersebut dapat secara signifikan mengurangi kepuasan  pelanggan dan selanjutnya penjualan di masa yang akan datang. Kesalahan tersebut juga dapat  mengakibatkan  hilangnya asset apabila pelanggan tidak mau membayar.

Pemecahan masalah di atas contohnya :

-   Personel pengiriman diminta untuk memasukan  jumlah barang  yang dikirim sebelum      barang tersebut di kirim.

-   Membandingkan data pengiriman  dan pesanan penjualan

-   Penggunaan pemindai kode garis untuk mencatat pengambilan dan pengiriman persediaan     dapat secara nyata meniadakan kesalahan entri data.

-   Penggunaan pengendalian aplikasi

 

2.  Pencurian Persediaan

Ancaman pencurian persediaan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar. Dapat pula menyebabkan catatan persediaan menjadi  tidak akurat yang dapat menyebabkan masalah-masalah dalam memenuhi pesanan pelanggan.

Pemecahan masalah di atas contohnya :

-   Persediaan harus disimpan dalam lokasi yang aman dengan pembatasan akses secara fisik.

-   Semua transfer persediaan di dalam perusahaan harus didokumentasikan.

-   Persediaan harus diberikan ke pegawai bagian pengiriman hanya jika terdapat pesanan     penjualan yang telah disetujui.

-   Jumlah persediaan yang dicatat harus secara periodik direkonsiliasi  dengan jumlah     persediaan secara fisik yang dimiliki.

-   Para pegawai yang bertanggung jawab atas penyimpanan persediaan harus diberikan     tanggung jawab atas kekurangan apapun.

 

 

3. Penagihan dan Piutang Usaha

        Tujuan utama dari fungsi penagihan piutang usaha adalah untuk memastikan bahwa para pelanggan ditagih untuk semua penjualan, bahwa faktur akurat dan bahwa catatan rekening pelanggan dipelihara secara akurat.

Ancaman/Permasalahan yang timbul dan Pemecahannya :

1.  Kegagalan untuk menagih pelanggan

Kegagalan untuk menagih pelanggan atas barang-barang yang sudah dikirim mengakibatkan kerugian asset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan serta piutang usaha.

Pemecahan masalah di atas contohnya :

-   Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan.

-   Pesanan penjualan, kartu pengambilan barang, slip pengepakan dan faktur penjualan harus      secara berurutan diberi nomor dan kemudian secara periodik dipertanggungjawabkan.

-    Adanya pencatatan setiap pengiriman yang terjadi.

2.  Kesalahan dalam penagihan

 

4. Penagihan Kas

Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk menjaga kiriman uang pelanggan.

Ancaman/Permasalahan yang timbul dan Pemecahannya :

1.  Pencurian Kas

Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena kas mudah dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif  untuk mengurangi pencurian.

Para pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi transaksi apa pun yang melibatkan penerimaan kas.

Secara khusus pasangan tugas berikut ini harus dipisahkan :

1.   Menangani kas atau cek serta memasukan data kiriman ke rekening pelanggan.

2.   Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit.

3.   Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan.

 

5. Masalah-masalah umum pengendalian

        Dua tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan secara efesien dan efektif.

Ancaman/Permasalahan yang timbul dan Pemecahannya :

1.  Kehilangan data

Kehilangan data mengenai rekening pelanggan. Rekening pelanggan dan catatan persediaan yang akurat adalah hal yang penting tidak hanya untuk tujuan pelaporan eksternal atau internal saja tetapi juga untuk merespons pertanyaan pelanggan.

Pemecahan masalah di atas contohnya :

-   File-file induk piutang usaha, penjualan dan penerimaan kas harus dibuat cadanganya secara     teratur.

-   Pengendalian akses yang baik

-   Sistem password dan ID pemakai harus digunakan untuk membatasi akses para pegawai     dan kegiatan yang dimungkinkan atas file-file tersebut.

-   Daftar semua aktifitas terutama tindakan apa pun yang melibatkan persetujuan dari pihak     manajemen harus dicatat dan dipelihara untuk pemeriksaan di masa mendatang sebagai      bagian dari jejak audit.

2.  Kinerja yang kurang baik

Sebagai tambahan dari memastikan akurasi dan menjaga asset, tujuan lainnya  pengendalian internal adalah mendorong dilaksanakannya tugas secara efesien dan efektif.

Pemecahan masalah di atas contohnya :

-    Mempersiapkan dan meninjau laporan yang diperlukan.

-    Mempersiapkan laporan periodik  pesanan penjualan yang diproses untuk setiap individu        dalam periode waktu tertentu.

-    Mempersiapkan laporan  analisis  penjualan.

-    Mempersiapkan laporan frekuensi dan banyaknya pesanan ulang.

 

1.3. Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:
1. Pentingnya pengurangn pencurian kas.
2. Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.
3. Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan      faktur aplikasi harus dikredit.
Dokumen, catatan, dan prosedur:
1. Cek diterima dan dikirim (disimpan)
2. Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor     faktur, dan jumlah setiap pembayaran.

Link youtube : https://youtu.be/Caeyzt9xRU4